Effizienz und Kundenzufriedenheit im Fokus
Ein reibungsloses Terminmanagement ist für Anwaltskanzleien von entscheidender Bedeutung. Dies garantiert optimale interne Abläufe und gewährt die benötigte Kundenzufriedenheit. Die effiziente Planung und Organisation von Terminen ist unerlässlich, um Mandanten professionell betreuen zu können und gleichzeitig den eigenen Arbeitsalltag gewinnbringend zu gestalten. Die Organisation von Mandantenterminen, Gerichtsterminen und internen Besprechungen erfordert ein hohes Maß an Effizienz und Sorgfalt.
Wie können Sie also Ihr Terminmanagement verbessern, um Zeit zu sparen, Fehler zu minimieren und eine hohe Servicequalität zu bieten?
Zentrales Terminmanagement
Ein wichtiger erster Schritt – insbesondere in großen Kanzleien – ist ein gemeinsamer Kalender oder Terminplan für die ganze Kanzlei, um eine Doppelbelegung der vorhandenen Räumlichkeiten zu verhindern.
Optimalerweise sind für die Terminverwaltung nur bestimmte Mitarbeiter zuständig, welche in die Terminorganisation Ihres zugeteilten Rechtsanwalts involviert sind. So kommt es nicht zu Doppelvergaben oder zu zeitlichen Abweichungen, denn einige Mandate benötigen mehr Besprechungszeit als andere. Wenn die Terminverwaltung demnach von speziell auf den Rechtsanwalt eingestimmten Mitarbeitern übernommen wird, kennen diese die notwendige Dauer und die zeitlichen Vorlieben der jeweiligen Rechtsanwälte. Eine zu früh am Morgen oder zu spät am Nachmittag erfolgte Terminierung wird somit nahezu ausgeschlossen.
Nutzen Sie digitale Lösungen, die dennoch allen Teammitgliedern Zugriff auf die vereinbarten Termine ermöglicht. Dies kann durch eine Cloud-basierte Kalenderanwendung oder eine spezielle Kanzleisoftware gewährleistet werden. Hierdurch haben alle Mitarbeiter stets einen Überblick über anstehende Termine und können effizienter zusammenarbeiten.
Durch die Möglichkeit der Synchronisation von digitalen Kalendern und Terminplanern haben auch Sie immer einen Überblick über kommende Termine und können sich optimal darauf vorbereiten.
Muss zum Termin noch eine Recherche durchgeführt werden?
Liegen alle Unterlagen vor?
Müssen Sie oder Ihre Mitarbeiter noch etwas zur Vorbereitung anfordern?
Delegierung im Terminmanagement
Übertragen Sie die Terminverwaltung an zwei bis drei Rechtsanwaltsfachangestellte oder Rechtsfachwirte. Optimal ist es, wenn ein Rechtsfachwirt der Terminmanager des ihm zugeordneten Rechtsanwalts ist und dieser ein oder zwei Vertreter hat, der die Aufgabe im Falle seiner Abwesenheit übernimmt.
Eine klare Aufgabenverteilung entlastet Sie und ermöglicht für alle Beteiligten eine effizientere Arbeitsweise.
Priorisierung und Zeitmanagement
Klassifizieren Sie Termine nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Setzen Sie klare Prioritäten, um sicherzustellen, dass wichtige Angelegenheiten vorrangig bearbeitet werden können. Dies kann man gut mithilfe von der Nutzung von Farbcodes oder Markierungen umsetzen.
Behalten Sie immer auch offene Zeitblöcke, um kurzfristig eingehende eilige Angelegenheiten noch berücksichtigen zu können. So steigern Sie die Mandantenzufriedenheit.
Auch diesbezüglich ist es von großem Vorteil, wenn Sie spezielle Mitarbeiter delegieren, die Terminverwaltung zu übernehmen. Denn so kann eine Dringlichkeit von diesen aufgrund der Erfahrungswerte schon gut erkannt werden und entsprechende Berücksichtigung finden. Womöglich ist kein Termin im Büro von Nöten und es reicht schon eine telefonische Rücksprache mit dem Mandanten aus. Allerdings benötigen Sie auch hierfür kurzfristig freie Zeitfenster. Daher ist es nicht ratsam, wenn jeder Tag ausgebucht ist.
Ein guter Zeitplan hilft dabei, Überlastungen zu vermeiden und einen realistischen Rahmen für die Bearbeitung von Aufgaben zu schaffen!
Kommunikation und klare Absprachen
Eine klare und effektive Kommunikation mit Mandanten ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Terminmanagement. Klären Sie im Vorfeld, welche Unterlagen benötigt werden (damit diese womöglich vorab noch rechtzeitig beschafft werden können), wer teilnehmen muss (um alle Beteiligten über den Termin zu informieren) und wieviel Zeit für den Termin einzuplanen ist (um Doppelbelegungen der Räumlichkeiten oder Terminüberschneidungen zu vermeiden).
Bezüglich Gerichtsterminen gilt: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mandantschaft frühzeitig über diese Termine informiert wird und sie alle relevanten Informationen erhalten.
Sämtliche Absprachen und Terminbestätigungen sollten schriftlich festgehalten werden. Ebenfalls sollte immer eine Rückbestätigung erbeten werden, damit sichergestellt ist, dass dem Gegenüber der Termin bekannt ist. Alle relevanten Informationen, wie Zeit, Ort, Teilnehmer und besondere Anforderungen sollten in der Terminbestätigung enthalten sein.
Effektive Auslastung der Ressourcen
Die Auslastung von jeglichen Rechtsanwälten und anderen Kanzleiressourcen sollte optimiert sein.
Pufferzeiten: Können Sie auch auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren? Werden Verzögerungen vermieden?
Vermeiden Sie Überbuchungen und sorgen Sie dafür, dass jeder Termin ausreichend Zeit und Aufmerksamkeit erhält. Auch diese Probleme kann ein gut geschulter und auf den Rechtsanwalt eingespielter Mitarbeiter gut eigenständig positiv beeinflussen, so dass der Anwalt – bei gut geschultem und eingespielten Personal – hier kein extra Augenmerk drauf legen muss.
(Automatisierte) Terminerinnerungen
Nutzen Sie Technologie, um automatisierte Terminerinnerungen einzurichten.
Stellen Sie sicher, dass Sie rechtzeitig vor dem Termin erinnert werden, um sich entsprechend vorzubereiten.
Senden Sie Mandanten rechtzeitig vor dem Termin eine Erinnerung per E-Mail oder SMS, um sicherzustellen, dass der Termin nicht vergessen wird. So werden Ausfallquoten reduziert und eine bessere Planung wird ermöglicht.
effiziente Nutzung von Wartezeiten
Nutzen Sie Wartezeiten produktiv, indem Sie zum Beispiel noch die letzten Vorbereitungen für den Termin vornehmen.
Eine gut organisierte To-Do-Liste hilft dabei, diese Zeiten sinnvoll und gewinnbringend zu nutzen.
Feedback und kontinuierliche Verbesserung zum Terminmanagement
Fordern Sie regelmäßig Feedback von Mandanten und Mitarbeitern ein, um das Terminmanagement weiter zu optimieren. Was funktioniert gut? Wo gibt es Verbesserungsbedarf? Nutzen Sie dieses Feedback, um Prozesse anzupassen und den Kundenservice kontinuierlich zu verbessern.
Fazit
Ein effektives Terminmanagement in Anwaltskanzleien trägt zur Erleichterung des Arbeitsalltags bei, steigert die Mandantenzufriedenheit und die interne / eigene Produktivität. Durch die Nutzung digitaler Tools, klarer Absprachen und effizienter Ressourcennutzung gewinnt man Zeit, minimiert man Fehler und bietet man eine professionelle Dienstleistung. Mithilfe der Einholung von kontinuierlichem Feedback können Prozesse optimiert werden.
Durch die Einarbeitung und Einspielung geeigneter Mitarbeiter – die über ein ausgesprochenes Organisationstalent verfügen – kann dieses Management gut delegiert werden. Dies spart dem Rechtsanwalt Zeit, die er in die Mandantenbetreuung investieren kann – und somit seinen Erfolg wachsen lassen kann!
So wird ein Grundstein für eine erfolgreiche und gut organisierte Kanzlei gelegt!
Sparen Sie nicht am falschen Ende – gute Rechtsanwaltsfachangestellte / Rechtsfachwirte sind Gold wert! Ihre Fachkenntnis – die auch beim Terminmanagement von Nöten sind – sind essentiell für den Erfolg der Kanzlei!
