Backoffice & Sachbearbeitung

Backoffice

Das Backoffice

ist der unsichtbare Motor, der im Hintergrund agiert und sicherstellt,
dass Ihre Kanzlei reibungslos funktioniert.

Es umfasst eine Vielzahl von Aufgaben mit weitreichendem Umfang und
ist von großer Bedeutung.
Ihr Backoffice spielt eine wichtige Rolle bei der effizienten Organisation und
Unterstützung Ihrer täglichen Geschäftsabläufe.

Im Wesentlichen umfasst das Backoffice sämtliche administrativen Aufgaben,
die außerhalb Ihrer Haupttätigkeiten liegen.

     

    Nachfolgend finden Sie eine beispielhafte Aufzählung,
    die jedoch nicht abschließend ist:

    • Aktenführung und -archivierung
    • Terminplanung und -koordination
    • Fristenmanagement
    • Korrespondenz und E-Mail-Management
    • Texterstellung & Textverarbeitung
    • Diktate und Transkription
    • Telefonservice
    • Lektorat / Korrekturlesen – insbesondere von juristischen Texten
    • Zeiterfassung
    • Mandantenservice
    • Recherchetätigkeiten (inkl. Internetrecherchen)
    • Dokumentenerstellung, -verwaltung und -archivierung
    • Erstellung und Pflege von Tabellen
    • Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und anderen Unterlagen
    • Formular- & Vorlagenerstellung (z. B. Fragebögen für neuen Mandanten etc.)
    • Reiseplanung und -buchung
    • Eventmanagement (z. B. für Betriebsfeiern)
    • Koordination, Vor- & Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Konferenzen
    • Angebots- und Rechnungserstellung sowie internes Mahnwesen
    • Kanzleibuchhaltung (vorbereitende Buchhaltung; Vorbereitung und Organisation der Steuerunterlagen)
    • Unterstützung im Kanzleimanagement
    • Datenverwaltung und -analyse
    • Datenbankpflege und -aktualisierung
    • Bestandsverwaltung und Einkauf von Büromaterialien
    • Personalverwaltung & -planung (inkl. Urlaubsplanung, Bewerberverwaltung & diesbezügliche Terminkoordination, Vorbereitung von Kündigungen und Personaldokumenten)
    • Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung

     

    Bitte beachten Sie, dass diese Liste nach den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen Ihrer Kanzlei variieren kann.

    Das Backoffice ist das unsichtbare Rückgrat Ihrer Kanzlei, das Ihnen den Raum gibt, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während professionelle Unterstützung in allen administrativen Belangen gewährleistet ist. Gerne bespreche ich mit Ihnen individuell, welche spezifischen Aufgaben ich für Ihre Kanzlei im Backoffice übernehmen kann.

    Nehmen Sie Kontakt mit mir auf, um mehr über meine Dienstleistungen und Ihre Vorteile einer virtuellen Rechtsfachwirtin zu erfahren. Gemeinsam finden wir die beste Lösung, um Ihre Kanzlei voranzubringen.
    Ich freue mich darauf, Ihnen und Ihrem Team durch meine Dienstleistungen den Rücken freizuhalten und meine effiziente Unterstützung anzubieten. Sowohl bei langfristigem Bedarf, als auch bei kurzfristigen Engpässen aufgrund Krankheit, Urlaub oder Elternzeit.

    Buchen Sie jetzt Ihren virtuellen Kennenlern-Café für´s Backoffice

    Ebenfalls biete ich Sachbearbeitung
    in folgenden Gebieten an:

    E

    Aktensachbearbeitung und Unterstützung im Familienrecht:
    Egal, ob Sie Unterstützung bei der Erstellung von Scheidungsanträgen, Unterhaltsberechnungen, Übersichtserstellung für Auskünfte des Versorgungsaugleichs oder bei der Erstellung / Auswertung von Fragebögen zur effektiveren Bearbeitung Ihrer Mandanten benötigen. In mir finden Sie Ihre kompetente Ansprechpartnerin.

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    Aktensachbearbeitung und Unterstützung im Erbrecht:
    Sowohl beim Korrekturlesen als auch bei der Erbenbaum-Erstellung (um nur einen kleinen Auszug zu nennen), finden Sie bei mir qualitativ hochwertige Unterstützung. So können Sie sich auf die komplexeren, eigens Rechtsanwälten vorbehaltenen, Fragestellungen konzentrieren.

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    Aktensachbearbeitung und Unterstützung in weiteren Rechtsgebieten:
    Meine Steckenpferde sind das Familienrecht und das Erbrecht, aber auch andere Rechtsgebiete kann ich unterstützend bearbeiten. Mit meiner Expertise stehe ich Ihnen zur Seite, indem ich Klagen, Anträge, Schriftsätze und die Einlegung von Rechtmitteln vorbereite, Korrespondenz mit Gerichten und anderen Parteien führe und Sie während des gesamten Prozesses unterstütze.
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    Büroorganisation in weitreichendem Umfang:
    Sei es die Personalplanung, die Organisation von (Betriebs-)Festen, die (geschäftliche) Reiseplanung uvm. Die Planung und Organisation Ihrer Kanzlei gehört in die fachkundigen Hände einer geprüfte Rechtsfachwirtin wie mir.

     

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    Fristenüberwachung, Terminkoordination und Aktenführung:
    Als erfahrene Rechtsfachwirtin behalte ich wichtige Fristen im Auge und führe eine zuverlässige und gut strukturierte eAktenführung, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Termine versäumt werden.

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    Sachbearbeitung bei Kostenangelegenheiten:
    Egal, ob es sich um die Abrechnung Ihrer Akten, die Einreichung von Kostenfestsetzungsanträgen oder um die Prüfung von Kostenfestsetzungsbeschlüssen handelt – in mir finden Sie Ihre professionelle Rechtsfachwirtin.

    E

    Sachbearbeitung im Mahn- & Vollstreckungswesen:
    Die Beantragung des Mahnbescheides, die Beantragung des Vollstreckungsbescheides, die Zwangsvollstreckung beim Gerichtsvollzieher oder mithilfe des Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses – all dies ist mir nicht fremd. Auch mit den neuen Formularen kenne ich mich aus, so dass ich Sie hier optimal unterstützen kann. Rückfragen vom oder beim Gerichtsvollzieher oder Gericht? Auch hier kann ich Sie entlasten, indem ich jegliche Korrespondenz übernehme.

    Nehmen Sie Kontakt mit mir auf, um mehr über meine Dienstleistungen und Ihre Vorteile einer virtuellen Rechtsfachwirtin zu erfahren. Gemeinsam finden wir die beste Lösung, um Ihre Kanzlei voranzubringen.
    Ich freue mich darauf, Ihnen und Ihrem Team durch meine Dienstleistungen den Rücken freizuhalten und meine effiziente Unterstützung anzubieten. Sowohl bei langfristigem Bedarf, als auch bei kurzfristigen Engpässen aufgrund Krankheit, Urlaub oder Elternzeit.

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    Benötigen Sie Unterstützung im Kanzleimanagement???

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    Kanzleimarketing:

    Um einen Mandantenstamm zu (er-)halten, der Ihnen eine erfolgreiche und gewinnbringende Arbeit möglich macht,
    ist eine gute Platzierung Ihrer Werbung essentiell. Damit Ihre Werbung gewinnbringend platziert wird, ist die strategische Planung Ihrer Kanzleiziele und der damit verbundenen Kontrolle der zur Umsetzung und Zielerreichung notwendigen Schritte grundlegend. Insbesondere sind folgende Schritte zu berücksichtigen:

    • Ihre strategische Ausrichtung
    • Die Steuerung & Kontrolle
    • Ihre Maßnahmen
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    (interne) Kanzleiorganisation:

    Fragen bezüglich einer guten Aktensortierung oder einer gut-funktionierenden Kanzleisoftware sind hier ebenso relevant, wie die Lösungsfindung für Ihren optimierten Post- & E-Mail-Verkehr. Ein Ablagesystem sollte so strukturiert sein, dass ein Dokument rasch gefunden wird. 

    Die Organisation der kanzleiinternen Abläufe umfasst sämtliche interne Arbeitsroutinen und jegliche Abläufe im Kanzleialltag

    Besitzen Sie in Ihrer Kanzlei ein Organisationshandbuch?
    Ein solches kann eine große Erleichterung sein, wenn neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen, denn hierin kann man zwischendurch akut auftretende Fragen zum Ablauf nachschlagen, ohne bei jeder Frage unsicher zu werden und/oder Sie bzw. Ihre Mitarbeiter aus der aktuellen Tätigkeit herauszureißen. 

    Ich unterstütze Sie mit einem gut durchdachten Dokumentenmanagement oder einem individuellen Fristenkalender nebst dessen Überwachung, um Ihre Arbeitsabläufe zu erleichtern. 

    Auch hier liegt der Hauptzweck in der Mandantengewinnung & -bindung, denn nur wenn die interne Organisation optimiert abläuft, bindet dies Ihre Mandanten und neue Mandanten können leichter gewonnen werden. 

    E

    Personalmanagement:

    Jeder Mitarbeiter sollte seinen Aufgabenbereich genau kennen, um diesen gut und eigenständig bearbeiten zu können. 

    In den Bereich des Personalmanagements fallen auch Tätigkeiten, wie die Organisation von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen; das Führen von Mitarbeitergesprächen (ein offenes Ohr für deren Probleme kann wahre Wunder in der Zusammenarbeit vor Ort bewirken) und die Sichtung von Bewerbungen sowie anschließende Terminskoordination mit interessanten Bewerbern und die Gespräche mit ebendiesen.

    Nach einem anfänglich intensiveren Austausch bezüglich Ihrer Wünsche, können diese Aufgaben gut ausgelagert werden. Bei Bedarf ist im späteren Verlauf lediglich eine kurze Rückmeldung oder Stellungnahme Ihrerseits erforderlich, um Sie bestmöglich zu entlasten.

    Ihr Gewinn durch mich:

    Ich kann Sie bei sämtlichen Management-Tätigkeiten unterstützen, damit Sie sich auf die Mandatsbearbeitung konzentrieren können und Sie gezielte Entlastung erfahren. Denn: Ein erfolgreiches Kanzleimanagement ist für Ihre Kanzlei ebenso wichtig, wie eine gut funktionierende Mandatsbearbeitung. Die intensive Mandatsbearbeitung bleibt Ihnen vorbehalten – Ihr Kanzleimanagement hingegen können Sie (zum Teil) auslagern. Nutzen Sie diesen Vorteil! Ein gut durchdachtes Kanzleimanagement sichert Ihnen den reibungslosen Ablauf aller Prozesse im Kanzleialltag.  

    Nehmen Sie Kontakt mit mir auf, um mehr über meine Dienstleistungen und Ihre Vorteile einer virtuellen Rechtsfachwirtin zu erfahren. Gemeinsam finden wir die beste Lösung, um Ihre Kanzlei voranzubringen.
    Ich freue mich darauf, Ihnen und Ihrem Team durch meine Dienstleistungen den Rücken freizuhalten und meine effiziente Unterstützung anzubieten. Sowohl bei langfristigem Bedarf, als auch bei kurzfristigen Engpässen aufgrund Krankheit, Urlaub oder Elternzeit.

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    Nachfolgend finden Sie
    einen groben Überblick,
    wie unsere Zusammen-arbeit
    ablaufen kann:

    1a. Nehmen Sie Kontakt mit mir auf

    …über LinkedIn,
    per Telefon unter +49 176 81348324,
    per E-Mail über neukunde@vaja-vz.de
    oder über das Kontaktformular.

    Bitte teilen Sie mir so mindestens 3 für Sie möglichen Termine mit,
    zu denen Sie gut 30 Minuten Zeit haben.
    Ich werde die Termine mit meinem Kalender abgleichen & Ihnen
    – in der Regel innerhalb von 48 Stunden –
    einen Termin (soweit verfügbar) bestätigen.

    Meine Terminzeiten sind Montag bis Donnerstag von 9 bis 11 Uhr & von 14 bis 18 Uhr.

    1b: Terminvereinbarung über meetergo

    Alternativ können Sie dieses Kennenlerngespräch über mein Terminkalender-Tool buchen. Klicken Sie hierzu auf den nachfolgenden Link. Es öffnet sich eine Seite, auf der Ihnen mögliche Termine angezeigt werden. Hier können Sie sich den für Sie passenden Termin auswählen.

    2. Was passiert als nächstes?

    Sobald Sie den Termin ausgewählt haben (über das Terminkalender-Tool) bzw. mit meiner Terminbestätigung per E-Mail (zu Ihrem angefragten Termin) sende ich Ihnen

    • meinen Fragebogen;
    • eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als PDF-Dokument;
    • meine aktuellen AGB mit den Widerrufsbelehrungen für Verbraucher (inkl. einem Musterformular für einen möglichen Widerruf) als PDF-Dokument.

    Den Fragebogen und die Einwilligungserklärung benötige ich ausgefüllt und unterschrieben mindestens 24 Stunden vor dem Termin an neukunde@vaja-vz.de zurückgemailt.

    3. Terminerinnerung / Terminabsage

    Eine Stunde vor dem geplanten Kennenlerngespräch erhalten Sie per E-Mail eine Erinnerung, damit Sie die Zugangsdaten sicher zur Hand haben & der Termin nicht vergessen wird.

    Sollten Sie den Termin nicht wahrnehmen können, bitte ich um alsbaldige Info, damit der Termin gegebenenfalls weitervergeben werden kann.

    4. Das Kennenlernen

    Das anschließend stattfindende Kennenlerngespräch bildet die Grundlage unserer Zusammenarbeit,
    ist kostenlos, dauert 30 Minuten & findet telefonisch oder
    per Video-Call (Zoom, Skype oder MS Teams) statt.

    5. Nach dem Kennenlernen...

    Nach unserem Kennenlerngespräch schicke ich Ihnen mein speziell auf Sie zugeschnittenes Angebot / zugeschnittene Leistungsbeschreibung noch einmal per E-Mail in Textform zu.

    Bei einer Buchung meiner Dienstleistung „Website“ erhalten Sie zusätzlich mit dieser E-Mail eine Meilenstein-Übersicht sowie mein Onboarding PDF.

    6. Beginn der Zusammarbeit

    Sobald ich von Ihnen eine Bestätigung per E-Mail, postalisch, persönlich oder telefonisch (auch beim Video-Call) erhalten habe, ist der Vertrag zwischen uns zustande gekommen.

    Im Falle einer persönlichen oder telefonischen (auch beim Video-Call) erfolgten Bestätigung,
    benötige ich zusätzlich eine kurze Bestätigung per E-Mail.

    7. Möglichkeiten unserer Remote-Zusammenarbeit

    Meine Zusammenarbeit findet remote statt, das bedeutet, dass ich mich auf Ihre Server aufschalte.
    Dies geschieht über einen VPN-Tunnel, den Sie mir zur Verfügung stellen oder
    über TeamViewer mit Zugriff auf einen Ihrer lokalen PCs.

    Da für die letztere Variante ein freier PC zur Verfügung stehen muss,
    spreche ich hier mögliche Zeiten vorab mit Ihnen ab.
    Zu den abgesprochenen Zeiten sollte der PC für mich frei sein,
    so dass ich hier effektiv arbeiten kann.

    8. Besonderheiten Korrekturlesen / Diktat

    Bezüglich meiner Dienstleistungen des Lektorats/Korrekturlesens oder
    des Diktatschreibens, besteht die Möglichkeit,
    dass Sie mir die Dokumente über eine Cloud zukommen lassen oder
    dass Sie mir die Dateien per E-Mail senden.

    Ich bearbeite diese dann bei mir lokal und gebe Sie auf die gleiche Weise wieder an Sie zurück.

    9. Besonderheiten Telefonservice

    Die angebotene Dienstleistung des Telefonservice funktioniert über eine Rufumleitung auf meine separat dafür genutzte Mobilnummer, welche ich Ihnen nach Auftragserteilung mitteile.

    Optimalerweise wird mir gleichzeitig zu den abgesprochenen Zeiten ein Zugang auf Ihr System gewährt, damit ich die Anrufe bearbeiten kann, als ob ich bei Ihnen vor Ort sitzen würde.

    So kann ich nämlich in die entsprechende Akte schauen und ggfs. Auskünfte an den Anrufer herausgeben – soweit wir dies vorher abgesprochen haben.

    Dies hat für Sie den Vorteil, dass es sich für die Anrufer nicht nach einem Callcenter anhört.

    Mein regulärer Stundensatz – wenn Sie sich stundenmäßig nicht festlegen möchten – liegt bei 69,00 € netto. *1
    Mit den nachfolgenden Paketen können Sie bis zu 20 % sparen! *2

    Für Spezialleistungen (Diktat-, Telefon-Service und Lektorat/Korrekturlesen) biete ich Spezialpreise an.
    Diese sind unter den Paketen aufgeführt.

    Ich möchte Ihnen gegenüber transparent sein – Sie in eine Kostenfalle zu locken ist gegen meine Prinzipien.
    Daher zeige ich meine Preise offen auf – eine Verhandlungsbasis ist nicht gegeben.

    Diktat-Preise

    0,03 € netto pro Wort
    Neukunden sparen 20 % auf den 1. Auftrag !!!
    Eil-Service: Zuschlag ab zusätzlich 30 % der Rechnungssumme *4

    Telefon-Preise

    Bereitschaft: 2,50 € netto pro Stunde
    zzgl. regulärer Stundensatz für Anrufannahme und Bearbeitung
    Neukunden sparen 20 % auf den 1. Auftrag !!!

    Lektorat-Preise

    ab 0,02 € netto pro Wort *5
    Neukunden sparen 20 % auf den 1. Auftrag !!!
    Layout-Check: 1,95 € netto pro Seite
    Anpassung der Satzstellung: 1,95 € netto pro Seite
    Einzahl-Mehrzahl-Anpassung: 1,95 € netto pro Seite
    Nachrechnung (soweit möglich): 1,95 € netto pro Seite
    Eil-Service: Zuschlag ab zusätzlich 25 % der Rechnungssumme *6

    *1: Sie erhalten Ihre erste Rechnung i.d.R. am Ende des laufenden Kalendermonats; Fälligkeit sofort; Zahlungsfrist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug

    *2: Sie erhalten die Rechnung für das gebuchte Paket sofort nach der Buchung; Fälligkeit sofort; Zahlungsfrist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug; Anspruch auf die gebuchte Leistung entsteht mit Zahlung der Rechnung ohne Abzug

    *3: das Starter-Paket gilt nur für Neukunden

    *4: gilt für Eil-Service binnen 48 Stunden, kürzere Eil-Service Preise: innerhalb 12 Stunden – Zuschlag 50 % der Rechnungssumme, innerhalb 24 Stunden – Zuschlag 40 % der Rechnungssumme; Eil-Service berücksichtigt keine Zeiten zwischen Samstag, 0 Uhr und Sonntag 24 Uhr / Feiertagen 0 bis 24 Uhr; reguläre Bearbeitungsdauer: bis zu 5 Arbeitstage; grs. Keine Bearbeitung am Wochenende oder an Feiertagen (falls abgesprochen – zusätzlicher Zuschlag 100 % der Rechnungssumme)

    *5: gilt für Texte ab 1001 Wörtern, kürzere Texte sind wie folgt gestaffelt: bis 100 Wörter – 12 ct. / Wort, bis 250 Wörter: 10 ct. / Wort, bis 500 Wörter: 8 ct. / Wort, bis 1000 Wörter: 4 ct. / Wort; Genderkorrektur (zubuchbar): zzgl. 1 ct. / Wort; Wortanzahl / Seitenzahl bezieht sich immer auf an mich übersandte Dokumente

    *6: gilt für Eil-Service binnen 48 Stunden, kürzere Eil-Service Preise: innerhalb 12 Stunden – Zuschlag 100 % der Rechnungssumme, innerhalb 24 Stunden – Zuschlag 50 % der Rechnungssumme; Eil-Service berücksichtigt keine Zeiten zwischen Samstag, 0 Uhr und Sonntag 24 Uhr / Feiertagen 0 bis 24 Uhr; reguläre Bearbeitungsdauer: bis zu 5 Arbeitstage; grs. Keine Bearbeitung am Wochenende oder an Feiertagen (falls abgesprochen – zusätzlicher Zuschlag 100 % der Rechnungssumme)

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