Backoffice & Sachbearbeitung

Das Backoffice

Nachfolgend finden Sie eine beispielhafte Aufzählung,
die jedoch nicht abschließend ist:

• Aktenführung und -archivierung
• Terminplanung und -koordination
• Fristenmanagement
• Korrespondenz und E-Mail-Management
• Texterstellung & Textverarbeitung
• Diktate und Transkription
• Telefonservice
• Lektorat / Korrekturlesen – insbesondere von juristischen Texten
• Zeiterfassung
• Mandantenservice
• Recherchetätigkeiten (inkl. Internetrecherchen)
• Dokumentenerstellung, -verwaltung und -archivierung
• Erstellung und Pflege von Tabellen
• Erstellung und Bearbeitung von Berichten, Präsentationen und anderen Unterlagen
• Formular- & Vorlagenerstellung (z. B. Fragebögen für neuen Mandanten etc.)
• Reiseplanung und -buchung
• Eventmanagement (z. B. für Betriebsfeiern)
• Koordination, Vor- & Nachbereitung von Meetings, Veranstaltungen und Konferenzen
• Angebots- und Rechnungserstellung sowie internes Mahnwesen
• Kanzleibuchhaltung (vorbereitende Buchhaltung; Vorbereitung und Organisation der Steuerunterlagen)
• Unterstützung im Kanzleimanagement
• Datenverwaltung und -analyse
• Datenbankpflege und -aktualisierung
• Bestandsverwaltung und Einkauf von Büromaterialien
• Personalverwaltung & -planung (inkl. Urlaubsplanung, Bewerberverwaltung & diesbezügliche Terminkoordination, Vorbereitung von Kündigungen und Personaldokumenten)
• Allgemeine Büroorganisation und -verwaltung

Bitte beachten Sie, dass diese Liste nach den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen Ihrer Kanzlei variieren kann.

Das Backoffice ist das unsichtbare Rückgrat Ihrer Kanzlei, das Ihnen den Raum gibt, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, während professionelle Unterstützung in allen administrativen Belangen gewährleistet ist. Gerne bespreche ich mit Ihnen individuell, welche spezifischen Aufgaben ich für Ihre Kanzlei im Backoffice übernehmen kann.

Nehmen Sie Kontakt mit mir auf, um mehr über meine Dienstleistungen und Ihre Vorteile einer virtuellen Rechtsfachwirtin zu erfahren. Gemeinsam finden wir die beste Lösung, um Ihre Kanzlei voranzubringen.
Ich freue mich darauf, Ihnen und Ihrem Team durch meine Dienstleistungen den Rücken freizuhalten und meine effiziente Unterstützung anzubieten. Sowohl bei langfristigem Bedarf, als auch bei kurzfristigen Engpässen aufgrund Krankheit, Urlaub oder Elternzeit.

Ebenfalls biete ich Sachbearbeitung
in folgenden Gebieten an:

Aktensachbearbeitung und Unterstützung im Familienrecht:
Egal, ob Sie Unterstützung bei der Erstellung von Scheidungsanträgen, Unterhaltsberechnungen, Übersichtserstellung für Auskünfte des Versorgungsaugleichs oder bei der Erstellung / Auswertung von Fragebögen zur effektiveren Bearbeitung Ihrer Mandanten benötigen. In mir finden Sie Ihre kompetente Ansprechpartnerin.

Aktensachbearbeitung und Unterstützung im Erbrecht:
Sowohl beim Korrekturlesen als auch bei der Erbenbaum-Erstellung (um nur einen kleinen Auszug zu nennen), finden Sie bei mir qualitativ hochwertige Unterstützung. So können Sie sich auf die komplexeren, eigens Rechtsanwälten vorbehaltenen, Fragestellungen konzentrieren.

Büroorganisation in weitreichendem Umfang:
Sei es die Personalplanung, die Organisation von (Betriebs-)Festen, die (geschäftliche) Reiseplanung uvm. Die Planung und Organisation Ihrer Kanzlei gehört in die fachkundigen Hände einer geprüfte Rechtsfachwirtin wie mir.

Fristenüberwachung, Terminkoordination und Aktenführung:
Als erfahrene Rechtsfachwirtin behalte ich wichtige Fristen im Auge und führe eine zuverlässige und gut strukturierte eAktenführung, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Termine versäumt werden.

Sachbearbeitung bei Kostenangelegenheiten:
Egal, ob es sich um die Abrechnung Ihrer Akten, die Einreichung von Kostenfestsetzungsanträgen oder um die Prüfung von Kostenfestsetzungsbeschlüssen handelt – in mir finden Sie Ihre professionelle Rechtsfachwirtin.

Sachbearbeitung im Mahn- & Vollstreckungswesen:
Die Beantragung des Mahnbescheides, die Beantragung des Vollstreckungsbescheides, die Zwangsvollstreckung beim Gerichtsvollzieher oder mithilfe des Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses – all dies ist mir nicht fremd. Auch mit den neuen Formularen kenne ich mich aus, so dass ich Sie hier optimal unterstützen kann. Rückfragen vom oder beim Gerichtsvollzieher oder Gericht? Auch hier kann ich Sie entlasten, indem ich jegliche Korrespondenz übernehme.

Nehmen Sie Kontakt mit mir auf, um mehr über meine Dienstleistungen und Ihre Vorteile einer virtuellen Rechtsfachwirtin zu erfahren. Gemeinsam finden wir die beste Lösung, um Ihre Kanzlei voranzubringen.
Ich freue mich darauf, Ihnen und Ihrem Team durch meine Dienstleistungen den Rücken freizuhalten und meine effiziente Unterstützung anzubieten. Sowohl bei langfristigem Bedarf, als auch bei kurzfristigen Engpässen aufgrund Krankheit, Urlaub oder Elternzeit.

Benötigen Sie Unterstützung im Kanzleimanagement???

Kanzleimarketing:

Um einen Mandantenstamm zu (er-)halten, der Ihnen eine erfolgreiche und gewinnbringende Arbeit möglich macht,
ist eine gute Platzierung Ihrer Werbung essentiell. Damit Ihre Werbung gewinnbringend platziert wird, ist die strategische Planung Ihrer Kanzleiziele und der damit verbundenen Kontrolle der zur Umsetzung und Zielerreichung notwendigen Schritte grundlegend. Insbesondere sind folgende Schritte zu berücksichtigen:

• Ihre strategische Ausrichtung
• Die Steuerung & Kontrolle
• Ihre Maßnahmen

(interne) Kanzleiorganisation:

Fragen bezüglich einer guten Aktensortierung oder einer gut-funktionierenden Kanzleisoftware sind hier ebenso relevant, wie die Lösungsfindung für Ihren optimierten Post- & E-Mail-Verkehr. Ein Ablagesystem sollte so strukturiert sein, dass ein Dokument rasch gefunden wird. 

Die Organisation der kanzleiinternen Abläufe umfasst sämtliche interne Arbeitsroutinen und jegliche Abläufe im Kanzleialltag. 

Besitzen Sie in Ihrer Kanzlei ein Organisationshandbuch?
Ein solches kann eine große Erleichterung sein, wenn neue Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen, denn hierin kann man zwischendurch akut auftretende Fragen zum Ablauf nachschlagen, ohne bei jeder Frage unsicher zu werden und/oder Sie bzw. Ihre Mitarbeiter aus der aktuellen Tätigkeit herauszureißen. 

Ich unterstütze Sie mit einem gut durchdachten Dokumentenmanagement oder einem individuellen Fristenkalender nebst dessen Überwachung, um Ihre Arbeitsabläufe zu erleichtern. 

Auch hier liegt der Hauptzweck in der Mandantengewinnung & -bindung, denn nur wenn die interne Organisation optimiert abläuft, bindet dies Ihre Mandanten und neue Mandanten können leichter gewonnen werden. 

Personalmanagement:

Jeder Mitarbeiter sollte seinen Aufgabenbereich genau kennen, um diesen gut und eigenständig bearbeiten zu können. 

In den Bereich des Personalmanagements fallen auch Tätigkeiten, wie die Organisation von Urlaubs- und Krankheitsvertretungen; das Führen von Mitarbeitergesprächen (ein offenes Ohr für deren Probleme kann wahre Wunder in der Zusammenarbeit vor Ort bewirken) und die Sichtung von Bewerbungen sowie anschließende Terminskoordination mit interessanten Bewerbern und die Gespräche mit ebendiesen.

Nach einem anfänglich intensiveren Austausch bezüglich Ihrer Wünsche, können diese Aufgaben gut ausgelagert werden. Bei Bedarf ist im späteren Verlauf lediglich eine kurze Rückmeldung oder Stellungnahme Ihrerseits erforderlich, um Sie bestmöglich zu entlasten.

Ihr Gewinn durch mich:

Ich kann Sie bei sämtlichen Management-Tätigkeiten unterstützen, damit Sie sich auf die Mandatsbearbeitung konzentrieren können und Sie gezielte Entlastung erfahren. Denn: Ein erfolgreiches Kanzleimanagement ist für Ihre Kanzlei ebenso wichtig, wie eine gut funktionierende Mandatsbearbeitung. Die intensive Mandatsbearbeitung bleibt Ihnen vorbehalten – Ihr Kanzleimanagement hingegen können Sie (zum Teil) auslagern. Nutzen Sie diesen Vorteil! Ein gut durchdachtes Kanzleimanagement sichert Ihnen den reibungslosen Ablauf aller Prozesse im Kanzleialltag.  

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0,03 € netto pro Wort
Neukunden sparen 20 % auf den 1. Auftrag !!!
Eil-Service: Zuschlag ab zusätzlich 30 % der Rechnungssumme *4

Bereitschaft: 2,50 € netto pro Stunde
zzgl. regulärer Stundensatz für Anrufannahme und Bearbeitung
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ab 0,02 € netto pro Wort *5
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Layout-Check: 1,95 € netto pro Seite
Anpassung der Satzstellung: 1,95 € netto pro Seite
Einzahl-Mehrzahl-Anpassung: 1,95 € netto pro Seite
Nachrechnung (soweit möglich): 1,95 € netto pro Seite
Eil-Service: Zuschlag ab zusätzlich 25 % der Rechnungssumme *6

*1: Sie erhalten Ihre erste Rechnung i.d.R. am Ende des laufenden Kalendermonats; Fälligkeit sofort; Zahlungsfrist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug

*2: Sie erhalten die Rechnung für das gebuchte Paket sofort nach der Buchung; Fälligkeit sofort; Zahlungsfrist innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug; Anspruch auf die gebuchte Leistung entsteht mit Zahlung der Rechnung ohne Abzug

*3: das Starter-Paket gilt nur für Neukunden

*4: gilt für Eil-Service binnen 48 Stunden, kürzere Eil-Service Preise: innerhalb 12 Stunden – Zuschlag 50 % der Rechnungssumme, innerhalb 24 Stunden – Zuschlag 40 % der Rechnungssumme; Eil-Service berücksichtigt keine Zeiten zwischen Samstag, 0 Uhr und Sonntag 24 Uhr / Feiertagen 0 bis 24 Uhr; reguläre Bearbeitungsdauer: bis zu 5 Arbeitstage; grs. Keine Bearbeitung am Wochenende oder an Feiertagen (falls abgesprochen – zusätzlicher Zuschlag 100 % der Rechnungssumme)

*5: gilt für Texte ab 1001 Wörtern, kürzere Texte sind wie folgt gestaffelt: bis 100 Wörter – 12 ct. / Wort, bis 250 Wörter: 10 ct. / Wort, bis 500 Wörter: 8 ct. / Wort, bis 1000 Wörter: 4 ct. / Wort; Genderkorrektur (zubuchbar): zzgl. 1 ct. / Wort; Wortanzahl / Seitenzahl bezieht sich immer auf an mich übersandte Dokumente

*6: gilt für Eil-Service binnen 48 Stunden, kürzere Eil-Service Preise: innerhalb 12 Stunden – Zuschlag 100 % der Rechnungssumme, innerhalb 24 Stunden – Zuschlag 50 % der Rechnungssumme; Eil-Service berücksichtigt keine Zeiten zwischen Samstag, 0 Uhr und Sonntag 24 Uhr / Feiertagen 0 bis 24 Uhr; reguläre Bearbeitungsdauer: bis zu 5 Arbeitstage; grs. Keine Bearbeitung am Wochenende oder an Feiertagen (falls abgesprochen – zusätzlicher Zuschlag 100 % der Rechnungssumme)